外国籍人材のオンボーディングを実現する7Step

「力を入れて外国籍人材を採用したものの、すぐに辞めてしまう」「外国籍人材の仕事に対するモチベーションを高めることができず、なかなか定着しない」。こうした人事担当の皆様からの声を受けて、当社では外国籍人材の本音から日本企業の受け入れ課題を明らかにするための共同調査を実施しました。

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『日本で働く外国籍人材の離職とモチベーションダウンに関する調査』※2021年8月実施

その結果、ダイバーシティ＆インクルージョンを推進する上での施策として、①インクルーシブな採用の実現、②外国籍人材向けオンボーディング、③受け入れ体制の強化　が必要なことが判明しました。前回に引き続き、本コラムでは「②外国籍人材向けオンボーディング」について、7つのStepを中心にご紹介いたします。

①インクルーシブ採用を実現する7Step（多様な人材の評価と採用）についてはこちら
③外国籍人材を受け入れる職場向け教育と体制づくりの7Stepについてはこちら

インクルーシブオンボーディングとは

はじめに、昨今日本企業でも普及し始めた「オンボーディング（on-boarding）」の概念について説明します。欧米で発祥したオンボーディングとは、単なる新人研修やOJT制度のみを指すのではなく、新規に自社に採用されたメンバー（キャリア採用も含む）に対し、仕事をするうえで必要となる知識や技術、さらには企業理念や仕事のすすめ方、人間関係等を含む情報や価値観を伝えながら、組織の一員として定着させることを目的としています。継続的なオンボーディングの実施を通じて、新入社員の早期離職を抑止し、即戦力化を促すこと、また彼らのエンゲージメントを高めることで組織の生産性向上に繋がることが期待できます。

今回のテーマである「インクルーシブオンボーディング」とは、インクルーシブ（包摂的）なオンボーディングのことで、新入社員が組織に受け入れられていると感じながら職場に定着できるように支援することを指します。インクルーシブとは、日本語訳をすると「包括的な、包摂的な」といった意味となり、反対語であるエクスクルーシブ（「排他的な、閉鎖的な」）と照らし合わせると、その意味が捉えやすくなるでしょう。すなわち、「インクルーシブである」＝「排除しない」「仲間はずれにしない」状態であることを示し、組織で働く誰もが、「組織に受け入れられ、尊重されていると感じ、最大限に能力を発揮することができている状態」を表しています。
したがって、「インクルーシブオンボーディング」では、新入社員に対し、インクルージョンに対する会社の取り組みを共有すること。また、一人ひとりの持つ多様性が会社にとって重要である点を伝えることがその入り口となります。

実際に海外では、従業員リソースグループ（ERG）やD＆Iへのアプローチ方法（組織で使用されている特定のプログラムやイニシアチブなど）等、職場をよりインクルーシブにするためのリソースを共有することで、新入社員が早期に組織に馴染み、業績面でも良い成果が表れたという事例も多数報告されています。

この考え方は、外国籍人材の受け入れにおいても非常に重要です。特に異なる文化や慣習を持った外国籍人材が日本企業の価値観に馴染み、成長意欲を持って高い成果を挙げてもらえるようにするためには、オンボーディングの段階でいかに相互のギャップをなくしていくかが鍵となります。

データから見えた課題

このように、社員のオンボーディングにおいてもインクルーシブであることが求められる状況において、当社の『日本で働く外国籍人材の離職とモチベーションダウンに関する調査』によると、以下のような外国籍人材の定着をめぐる課題が明らかになりました。

・外国人向けのマニュアル未整備

⇒「トレーニングはなく、私はすぐに適応し、すべてを自分で学ばなければなりませんでした。」（その他資格、ルーマニア出身）

⇒「全く教育体制ができておらず、ちゃんとしたトレーニングもなく、できない/分からないことばかり頼まれました。」（身分に基づく在留資格、マレーシア出身）

・日本語学習やキャッチアップの機会の不足

⇒「外国人従業員は下手な日本語を話すので、日本語のトレーニングは非常に重要です。」（その他資格、インドネシア出身）

⇒「外国人のためのビジネスマナーや語学研修に加えて、上司や管理職のことを理解するための研修が重要です。」（技人国、アメリカ出身）

・日本人と外国人の教育・研修格差

⇒「私は最初の就職先で、正規雇用の日本人従業員は受けられる職場研修を受けられませんでした。」（身分に基づく在留資格、ドイツ出身）

⇒「日本人全員が参加するトレーニングに参加できませんでした。参加を許されなかった理由を私が尋ねると、『外国人のためのものではありません』と言われました。」（身分に基づく在留資格、アメリカ出身）

・個別のサポート体制の未整備

⇒「入社後のオンボーディングをリードするメンバーがいませんでした。」（技人国・インド出身）

⇒「具体的な仕事のやり方を聞きましたが、誰も教えてくれませんでした。」（その他・マレーシア出身）

・キャリアパスの欠如

⇒「キャリア開発の道筋が整備されていませんでした。」（身分に基づく在留資格、オーストラリア出身）

⇒「明確なキャリアパスがありませんでした。」（技人国・アメリカ出身）

こうした課題は、外国籍人材の採用にばかり重点を置き、その後の定着・育成に関するプランニングが不十分であることや、人事サイドでは具体的な目標・計画設定がなされていても現場にまで浸透していないことなどが原因として挙げられます。外国籍人材の受け入れにあたっては、彼らのキャリアビジョンも踏まえながら、明確なオンボーディングプランをもって支援をしていく必要があるのです。

 

インクルーシブオンボーディングを実現する7つのStep

それでは、実際にインクルーシブオンボーディングの肝となる「新入社員（新規に採用された外国籍人材）でもキャッチアップできるプログラムの整備」を行うために、どのような準備が必要なのでしょうか。ここでは7つのStepに沿って説明していきます。

①オンボーディングプランの設計

• 外国籍人材を採用する場合は、日本人とは異なるやり方で、オンボーディングの設計が必要だということを認識して、社内でオンボーディング設計担当者をアサインする。
• インクルーシブはすべての人の責任であるという認識のもと、新入社員が受け入れられている・歓迎されていると感じることができるような体制を作る

②オンボーディングパートナーの選定

• 外国籍人材が個別に相談することができるように「バディ制度」を導入する。
  （バディ制度は、新入社員が入社後、職場へ定着し業務に慣れていく過程において、先輩社員が教育担当としてサポートを行う制度で、OJTに比べ、より明確に面倒を見る人が定められており、その人からさまざまなことを学ぶものとされている）
• オンボーディングパートナーの役割と責任を明確にする。オンボーディングパートナーのみに負担がかからないよう周囲のメンバーもサポートを行い、チームとして新入社員を支援する意識を持たせる

③職場メンバーとの顔合わせ

• チームの現在のロードマップまたは戦略を共有し、チームが現在行っていることやその優先順位を理解してもらう。また、新入社員が全体のなかのどの部分で貢献できるのか理解してもらう
• 同期型・非同期型のコミュニケーションスタイルやクロスファンクショナルチームのメリットなど、チームがどのように連携するかを学ぶ
• コミュニケーションツール（対面、会議、電話、メール、チャット等）の種類やその使い分けについて説明し、チーム内外の連携に必要な意思疎通の方法を共有する
• 1対1のランチやミーティングなど、チーム内外のさまざまな人とコミュニケーションをとる機会を作る
• 上司やオンボーディングパートナー以外の職場メンバーと、プライベートな側面を含めて関係性構築ができるよう配慮をする

④職場ルール・社内共通言語のレクチャー

• 社内や職場内でのルールは暗黙知も含めて明文化し（チェックリスト形式も可）、誰にでもわかる状態に見える化する
• 会社や業界固有の言葉に早く慣れるために、用語集や難しい会話へのアプローチ方法に関する手引き、トレーニングなど役立つリソースを提供する

⑤オンボーディング教材の共有

• 新入社員の期待役割や責任を明確にする。また、仕事を進めるうえで協力・報告が必要なメンバーや、他のチームメンバーからどのような仕事を引き受けているかが可視化できるようなツールを作る
• トレーニングに関する手引きや教材等を新入社員にも共有し、今後身に付けてもらいたい知識やスキルに対してコミットさせる
• 外国籍人材向けの教材を用意する。ただし、言語やわかりやすさに関して、日本人以上に工夫をする必要がある

⑥30-60-90 days目標づくり

• 目標設定のスパンとして有効とされる“最初の3か月間”において、具体的な目標と達成するために必要なプランを新入社員とともに設定する
• 早い段階で自信を得ることができるように、小さなプロジェクトの作業など、新入社員が貢献できる業務を与える
• 目標が形骸化しないよう、上司・オンボーディングパートナーと新入社員とが内容や進捗を共有できるシートを作成する

⑦定期的な1on1面談

• 新入社員の期待役割や組織に関する情報を伝え、行動を促進する。また、業務に対するコミットメントを高める
• 文字だけでのやりとりで済ませるのではなく、お互いをよりよく知る機会を作る
• 匿名での伝達や、直接対面してのレクチャーなど、ケースに応じてさまざまな形でフィードバックを受けられるようにする
• 目標の進捗状況について定期的に確認をする機会を設け、課題やうまくいっていない事柄に対し、どのようなサポートが必要かを話し合う

まとめ

今回は、新入社員（新規に採用された外国籍人材）の早期戦力化と定着を促すインクルーシブオンボーディングについてご紹介しました。外国籍人材のオンボーディングにあたっては、会社側の意向と、実際の現場の方針とが合致している必要があります。まずは両者ですり合わせを行い、「新入社員に何を期待しているのか」「そのためにどのような支援を行うのか」を明確にし、その指針を新入社員がしっかりと理解できるように伝達するところから始めましょう。
そしてオンボーディングには、現場社員の協力が不可欠です。現場社員への教育や受け入れ体制のポイントについては、次回のコラムでお伝えいたします。

①インクルーシブ採用を実現する7Step（多様な人材の評価と採用）についてはこちら
③外国籍人材を受け入れる職場向け教育と体制づくりの7Stepについてはこちら